Politique de
confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Bios — Solutions Informatiques est un fournisseur de services informatiques gérés établi à Gatineau, au Québec. Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à l’application de cette politique et répond à toutes vos questions.

• Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels (fonction assumée par la présidence de l’entreprise)
• Courriel : ia@bios.ca
• Téléphone : +1 (819) 770-6122
• Adresse postale : 10, rue Noël, bureau 19, Gatineau (Québec) J8Z 3G5

2. Ce que nous recueillons, et comment

• Formulaire d’évaluation ou de devis : nom, courriel, téléphone, taille de l’entreprise et votre principale préoccupation informatique. Vous nous les fournissez directement.
• Nos échanges : courriels, appels et documents partagés dans le cadre de nos services.
• Notre site Web : uniquement votre choix de langue, enregistré dans votre propre navigateur.

Notre site n’utilise aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage. Nous ne recueillons que ce qui est nécessaire aux fins décrites ci-dessous.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Vous recontacter au sujet de votre demande d’évaluation ou de devis, et en assurer le suivi.
• Fournir les services informatiques et de sécurité prévus à votre contrat.
• Respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.

Nous ne vendons jamais vos renseignements et ne les utilisons à aucune autre fin sans votre consentement, sauf exception prévue par la loi.

4. Votre consentement

Lorsque vous soumettez un formulaire, nous vous demandons un consentement manifeste, libre et éclairé, donné à des fins précises et distinct de toute autre information. Il ne vaut que le temps nécessaire à ces fins.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à notre responsable. Nous cesserons alors d’utiliser vos renseignements, sauf si la loi nous oblige à les conserver.

5. Les systèmes de nos clients

Quand nous gérons les systèmes d’une entreprise cliente (Microsoft 365, postes de travail, appareils mobiles), nous agissons pour son compte et selon ses directives, en vertu d’un contrat. L’entreprise cliente demeure responsable des renseignements de ses employés et de ses propres clients.

Nous n’accédons à ces renseignements que dans la mesure nécessaire au service. Certains outils de gestion, comme la localisation d’un appareil perdu, ne sont activés qu’à la demande du client et selon ses politiques internes.

6. Intelligence artificielle et décisions automatisées

Nos agents IA sont hébergés sur notre propre infrastructure, dans un environnement isolé pour chaque client. Vos renseignements ne servent jamais à entraîner un modèle d’IA tiers.

Un membre de notre équipe supervise les actions de nos agents. Si une décision qui vous concerne devait être prise exclusivement par un traitement automatisé, nous vous en informerions au plus tard au moment de vous la communiquer. Vous pourriez alors :

• connaître les renseignements utilisés, les raisons et les principaux facteurs ayant mené à la décision ;
• faire corriger les renseignements utilisés ;
• présenter vos observations à un membre de notre équipe, qui pourra réviser la décision.

7. Où sont conservés vos renseignements

Nos agents IA sont hébergés sur notre propre infrastructure, au Québec. Les données qu’ils traitent ne quittent jamais cette infrastructure.

Nos outils de travail, dont notre messagerie (ia@bios.ca), nos documents et Teams, sont hébergés sur Microsoft 365. Les renseignements que vous nous transmettez par ces moyens sont conservés dans les centres de données de Microsoft au Canada.

Lorsque des renseignements peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec, nous réalisons au préalable une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et nous encadrons cette communication par une entente écrite assurant une protection adéquate.

8. Qui y a accès

Seuls les membres de notre équipe qui en ont besoin pour leurs fonctions ont accès à vos renseignements. Nous ne les communiquons à un tiers que si la loi l’exige ou le permet, ou à un fournisseur lié par contrat qui ne peut les utiliser qu’aux fins du mandat confié.

Fournisseur : Microsoft Corporation (Microsoft 365), pour l’hébergement de notre messagerie et de nos outils de travail, au Canada.

9. Conservation et destruction

• Demandes d’évaluation sans contrat : 12 mois, puis destruction.
• Clients : pendant la durée du contrat, plus 12 mois après sa fin, sous réserve des délais exigés par la loi (p. ex. fiscaux).

Une fois la fin atteinte, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés pour être utilisés à des fins sérieuses et légitimes.

10. Sécurité et incidents de confidentialité

Nous protégeons vos renseignements par des mesures adaptées à leur sensibilité : chiffrement, contrôle des accès, authentification multifacteur, surveillance continue et sauvegardes vérifiées.

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons sans délai la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.

11. Vos droits

• Accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons sur vous.
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retrait du consentement : en tout temps.
• Suppression : demander la destruction de vos renseignements lorsque nous n’avons plus de raison de les conserver.
• Portabilité : recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à une personne que vous désignez.
• Cessation de diffusion et désindexation : demander qu’on cesse de diffuser un renseignement vous concernant, ou qu’on désindexe un hyperlien, dans les cas prévus par la loi.
• Décisions automatisées : obtenir des explications et une révision humaine (voir la section 6).

Écrivez à notre responsable à ia@bios.ca. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

12. Plaintes

Vous avez une préoccupation ? Écrivez d’abord à notre responsable : nous ferons tout pour la régler. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca.

13. Témoins (cookies)

Nous n’utilisons aucun témoin publicitaire ni traceur tiers. Seul votre choix de langue est conservé, dans votre propre navigateur. Vous pouvez l’effacer en tout temps dans les réglages de celui-ci.

14. Modifications

Toute mise à jour de cette politique est publiée sur cette page avec une nouvelle date. En cas de changement important, nous en avisons nos clients par courriel.